Statlig utredning om personalliggare – så kan ditt företag påverkas

En statlig utredning (SOU 2024:61) föreslår förändringar i reglerna för personalliggare som kan innebära konsekvenser för många företag. 

Utredningen har haft i uppdrag att se över hur kontrollen av personalliggare kan stärkas vilket skulle motverka svartarbete och skapa mer rättvis konkurrens mellan seriösa företag. 

Även om inget ännu inte är beslutat, ger förslaget en tydlig bild av vad företag kan behöva förbereda sig på framöver.

Vilka branscher omfattas och var märks förändringen?

Krav på personalliggare är inget nytt, men hur arbetssätten ser ut skiljer sig mellan branscher. Byggbranschen är ett tydligt exempel, där elektronisk personalliggare redan är ett krav och etablerade rutiner finns på plats. För byggföretag handlar lagförslaget därför främst om skärpt uppföljning och tydligare ansvar.

I andra branscher kan förändringen bli mer märkbar, särskilt där manuella personalliggare fortfarande används eller där personalstyrkan ofta varierar.

Lagförslaget gäller samma branscher som i dag omfattas av krav på personalliggare:

• Restauranger
• Frisörer och skönhetssalonger
• Bilverkstäder och annan fordonsservice
• Tvätterier och kemtvättar
• Livsmedels- och tobaksgrossister
• Byggföretag

Varför vill man ändra reglerna?

Personalliggare ska göra det svårare att arbeta svart och ge Skatteverket möjlighet att kontrollera vilka som faktiskt arbetar i en verksamhet. Enligt utredningen fungerar dagens system dock inte tillräckligt bra i praktiken.

Kontrollerna är få, risken att upptäckas upplevs som låg och reglerna är svåra att följa upp, särskilt i verksamheter med rörlig personal. Det innebär att brister ofta inte upptäcks i tid och att oseriösa aktörer kan fortsätta verka utan större risk.

I utredningen pekar man särskilt på att:

• Manuella personalliggare är lätta att ändra i efterhand
• Ansvarsfördelningen är otydlig när personal hyrs in
• Dagens regler ger begränsat stöd för effektiv uppföljning

Mot den bakgrunden bedömer utredningen att regelverket behöver moderniseras och bli mer digitalt, tydligare och enklare att kontrollera.

Elektronisk personalliggare föreslås att bli standard

Som ett svar på dessa brister föreslår utredningen att elektronisk personalliggare ska bli standard i alla verksamheter som omfattas av personalliggare.

I dag använder många företag fortfarande manuella listor. Enligt förslaget ska dessa ersättas av digitala system, som bedöms:

• Minska risken för efterhandsändringar
• Spara tid vid kontroller
• Ge bättre spårbarhet

De digitala personalliggare som används ska också vara utformade så att uppgifter enkelt kan lämnas ut digitalt vid en kontroll, om Skatteverket begär det. Det handlar inte om löpande eller automatisk rapportering, utan om att snabbt kunna visa rätt information och minska friktionen vid kontrollbesök.

För företagen innebär detta att systemen behöver fungera i praktiken och vara redo att användas vid behov, inte bara finnas på plats.

Vad händer om reglerna inte följs?

Om Skatteverket gör en kontroll och konstaterar att reglerna för personalliggare inte följs kan företaget behöva betala en kontrollavgift.

Utredningen föreslår att dessa kontrollavgifter ska bli mer kännbara än i dag. Det betyder i praktiken två saker:

• Avgifterna ska fortsätta vara lika kännbara även i framtiden och inte urholkas över tid
• Om samma fel upptäcks igen kan kostnaden bli högre än första gången

För företag innebär det att bristande rutiner snabbt kan få ekonomiska konsekvenser. Ett enstaka misstag kan bli dyrt, men upprepade brister blir ännu dyrare.ngera i praktiken och vara redo att användas vid behov, inte bara finnas på plats.

Hur kan företag förbereda sig?

Även om ingenting ännu är beslutat finns det förändringar som företag redan nu kan se över. Det kan bland annat inkludera att: 

• Se över hur personalliggaren används i dag
• Säkerställa att in- och utstämpling sker korrekt och i realtid
• Kontrollera att inhyrd personal är tydligt kopplad till rätt arbetsgivare
• Se till att uppgifter enkelt kan tas fram vid en kontroll
• Informera personalen om varför rutinerna är viktiga

Företag som redan arbetar strukturerat och digitalt har ofta en bra grund. För andra kan detta vara ett tillfälle att skapa tydligare rutiner som håller även om reglerna skärps.